Organigramas

Organigramas
Para representar de manera gráfica las áreas funcionales y delimitar funciones, responsables, y jerarquías, se utilizan los organigramas o gráficas de organización.

A través de un organigrama es posible entender cómo están estructuradas las funciones, así
como los niveles de autoridad o jerarquía y las áreas funcionales que conforman a la empresa.

También se les denomina graficas de organización o cartas de organización, los organigramas
pueden clasificarse en:

Por su objetivo

*Estructurales: Muestra la estructura administrativa.

*Funcionales: Indican las áreas y funciones de los departamentos.

*Especiales: Se destacan algunas características.

Por su área

*General: Representan toda la organización.

*Departamentales: Representa a la organización de un departamento.

Por su contenido

*Esquemáticos: Contienen solo áreas principales.

*Analíticos: Más detallados y técnicos.

Existen 4 formas de representar organigramas:

1. Vertical: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba para abajo

2. Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha; para crear forma coherente que nos garantiza el valor, el equilibrio y generar un orden.

3. Circular: Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periférica.

4. Mixtos: Se utilizan por razones de espacio tanto el horizontal como el vertical.

Filosofía Organizacional II

*Presupuesto:
Es un documento en el que se determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios) y no monetarios, el origen y asignación de los recursos para un periodo especifico. Ejemplo:

*Organización:
Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos,sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimación del trabajo.

*Proceso de la organización: Está constituido por las siguientes etapas

1. División del trabajo
2. Coordinación

*División del Trabajo:
Consiste en la delimitación de las funciones con el fin de realizar las actividades con mayor precisión, eficiencia y especialización para simplificar los procesos y el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que abarca las siguientes etapas:

1. Describir los procesos: es el primer paso para llevar a cabo la organización, es la descripción
de los procesos básicos, macro procesos o funciones principales que se desempeñan en la organización. Como ya se mencionó un proceso es la secuencia de etapas para realizar una actividad.

2. Definir las funciones más importantes.

3. Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macro procesos.

4. Establecer líneas de comunicación e interacción.

5. Definir micro procesos, una vez que sean definidos los macro procesos se procede a organizar los procesos de los departamentos o áreas de la empresa.

Jerarquización:
Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando, debe
cumplir las siguientes características:

1. Los niveles deben ser los mínimos e indispensables, se debe proporcionar la creación
de organizaciones planas es decir con los mínimos niveles jerárquicos.

2. Definir claramente el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional, o STAF de cada nivel.

Departamentalización:
Se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

Filosofía Organizacional

Filosofía Organizacional

Para formularla debe considerarse la pregunta ¿Qué temas, valores y prioridades filosóficas son importantes para el futuro de la organización?

La filosofía comprende:

*Credo: Conjunto de valores postulados o creencias que orientan la conducta de los integrantes de la empresa.

*Valores: Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los individuos de una
empresa. Los valores deben compartirse y practicarse por todos los miembros de la empresa.

*Compromiso: Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.

Ejemplo: Filosofía de panadería BIMBO

Nuestros principios y valores son los que dan la responsabilidad, la forma de ser. Los valores solo se entienden en conjunto como un complemento integral.

En el centro de todos, como principio fundamental esta la persona, origen y fin de nuestra acción.

Ejemplo: Valores de dicha filosofía organizacional.

1. Trabajo en equipo:
Agiles, activos, entusiastas, con los tenis puestos, compartir y aprender de todos.

2. Efectividad: Lograr que las cosas sucedan, resultado: servir bien nuestra razón de ser.

3. Calidad: Nuestra empresa debe ser creadora eficiente, productiva y con altísimo ideal de calidad y servicio.

*Misión: Tiene tres preguntas básicas:

¿Quiénes somos?
¿A que nos dedicamos?
Cuál es nuestro valor agregado y/o ventajas competitivas?

También responde a las preguntas:

¿Para qué y porque existe la empresa?
¿Cuál es su propósito?
¿A quién sirve?
¿A qué se dedica la organización?
¿En qué negocio está?
¿Cuál es el valor agregado?
¿Cuáles son o deberían de ser los productos principales presentes y futuros?
¿Cuál es la ventaja competitiva?

Requisitos que debe de cumplir la Misión

a) Amplia: Dentro de una línea con expansión pero lo suficientemente específica y bien definida para que sea fácil de entender y de lograr.

b) Motivadora: Inspiradora y alcanzable.

c) Permanente: Orientada a inspirar a la empresa durante su ciclo de vida.

d) Congruente: Consiste con lo que se hace y se desea

Ejemplo de misión: Empresa FORD MOTORS COMPANY

Mejorar continuamente nuestros productos y servicios a fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes lo que nos permite prosperar como negocio y proporcionar utilidades razonables a nuestros accionistas quienes son propietarios de nuestro negocio.

*Visión: Debe tener los siguientes requisitos:

a) Breve

b) Fácil de captar
c) Inspiradora

Así mismo debe de forjar el rumbo de la institución, plantea retos, sirve como punto de consenso, estimula la creatividad y coordina esfuerzos.

Para formularla se deben de responder las siguientes preguntas:

¿Qué se nota como clave para el futuro?
¿Qué contribución única se debe hacer en el futuro?
¿Cuál es la oportunidad del crecimiento?
¿En qué negocio deberíamos de estar?
¿Quiénes deberían de ser nuestros clientes?
¿Qué es probable que cambie en nuestra organización
dentro de 3 a 5 años?

Ejemplo de visión: Empresa FORD MOTORS COMPANY

Ofrecer excelentes productos y servicios y además hacer de nuestro mundo un mejor lugar para vivir.

*Determinación de Objetivos:

Una vez que se han establecido la filosofía, misión y visión, se determinan los objetivos que indicaran los resultados a fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y deben cumplir con:

a) Establecerse en un tiempo especifico
b) Determinarse cuantitativamente
c) Su relación debe iniciar con un verbo infinitivo

Ejemplo:
Lograr una utilidad neta de 15 millones de pesos durante los 2 próximos años.

*Estrategias: A través de las estrategias se plantea el cómo lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos.

Ejemplo: Una empresa dedicada a las ventas

Diseñar una campaña publicitaria para radio y televisión durante todos los meses del año.

Obviamente un plan táctico deberá incluirse y detallarse todas las estrategias de difusión con la finalidad de que se pueda elaborar un programa y calcular el presupuesto correspondiente

Al diseñar estrategias es conveniente recordar que:

- Cada decisión implica un riesgo, por lo que las estrategias deberán evaluarse cuidadosamente.

- Para cada objetivo deben establecerse las estrategias correspondientes.

- Los errores son inevitables cuando se permite que personas poco capacitadas y con escasa visión tome decisiones y participen en el proceso.

- Las decisiones deben basarse en un proceso lógico en datos estadísticos y numéricos y preferentemente utilizar alguna técnica cualitativa o cuantitativa.

- La participación y compromiso de los directivos en la implantación de las estrategias es indispensable para que los miembros de la organización confíen y acepten el plan.

- Deben relacionarse con la misión, visión y objetivos de la empresa es decir ser consistentes.

- Deben facilitar la creación de las ventajas competitivas.

*Políticas: Las políticas son lineamientos que auxilian el logro de los objetivos y facilitan la toma de decisiones; la diferencia entre política y regla es que las reglas son mandatos que deben acatarse; mientras que las políticas son flexibles, ejemplo:

Regla: No usar celular en horario de trabajo
Política: Las edecanes serán mayores de 25 años

Las reglas son regidas y determinan lineamientos muy precisos que deben de cumplirse. Su no cumplimiento se sanciona tanto las políticas como las reglas determinan una forma de conducta que debe seguir el personal.

Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad debe:

a) Establecerse por escrito y redactarse claramente y con decisión
b) Difundirse en los niveles en donde se valla a aplicar
c) Actualizarse periódicamente

d) Servir de sustento a la filosofía, misión, visión, organizacional y ser flexible


*Programa: Es un documento en el que se plasma el tiempo requerido y la secuencia de
actividades específicas que se habrán de realizar, para alcanzar los objetivos así como los responsables de los mismos.

Para la elaboración de un programa debemos tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. Ordenar en una secuencia cronológica las actividades.
2. Determinar qué actividad debe realizarse antes de otra.
3. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como los recursos necesarios.
4. Designar a los responsables.
5. En su formulación deben participar tanto el responsable del programa como aquellos que tendrán intervención en la misma.

Programa

PREVISIÓN

La Previsión y sus Principios y Elementos

Es la investigación, técnica que determina cursos de acción para alcanzar los objetivos.

Principios de la Previsión:

·Probabilidad: Nunca hay 100% de certeza.
·Objetividad: Basarse en hechos
·Medición
·Tolerancia: Nivel de información

Elementos de la Previsión:

·Objetivos
·Investigación: Observación, encuesta, cuestionario, entrevista.
·Cursos alternativos de acción: Reglas y técnicas matemáticas.


descarga cuestionario1.2

ADMINISTRACIÓN POR VALORES (APV)

Administración por Valores (APV)
Presupone una regla para alcanzar los objetivos y esta es mantener la
perseverancia en todos los niveles, empezando desde la sima, el compromiso
compartido de los involucrados, constituye una atracción para los individuos,
ya que está orientado a ellos pues se mueve bajo un grupo de personas, la
empresa se da a conocer con sus clientes y demás entidades por los mismos
valores que cultivan sus empleados.

“Columnas en las que debe descansar la empresa”











J: Representa a los
clientes, lo primero que hace destacarse a una compañía es la calidad de
servicio que presentan a los clientes.

E: Empleados es lo segundo
que hace destacar a la firma es la calidad de vida que disfrutan los empleados.

F: Propietarios, una empresa
debe ser rentable para sus dueños, esto es éticamente rentable.

E: Otros grupos
significativos pueden ser acreedores, proveedores, distribuidores y
competidores.

Los tres actos de la vida en la APV

1. Realizar: Consiste en hacer para ser, es un acto natural del hombre, quizás el hombre sea el único que puede fijarse metas, lo que es natural que queramos realizar, ser algo.

2. Conectar: Consiste en compartir su tiempo y sus capacidades en compañía de los amigos,
miembros de familia y otras personas.

3. Integrar: Esto quiere decir combinar los dos actos anteriores. Definir o redefinir uno sus propósitos y valores y luego utilizarlos en la acción diaria en forma que sean verdaderamente significativas para uno y para las personas.

Métodos para alinear al personal con valores

SPOP: Solución de Problemas Orientados a Personas/ se usa cuando un problema personal está interfiriendo con el progreso del Equipo, Departamento o de la compañía.

SPOT: Solución de Problemas Orientados a Tareas/ se utiliza cuando existe un problema de Problema más complejo.

GAAP: Plan de Acción/ sirve para resolver diferencias, cuando existe problemas de personas o procesos no profundos.

Fases de la APV

1. Aclarar nuestros valores y misión (ACLARAR):
1.1 contar con la aprobación de los dueños de la compañía o junta directiva.
1.2 Decir que los valores impulsaran la estrategia emocional y su orden de prioridad,
cuanto más sencillo y fácil es de entender son mejores.

1.3 Definir la misión de la compañía y si ya la tiene verificar si refleja los valores que
ya se han identificado.
1.4 Comprometer al equipo de la alta gerencia aportando sus propias ideas sobre los valores.
1.5 Verificar si la misión y los valores que se han planteado son los que los empleados
piensan que deberían ser tomando en cuenta las sugerencias de ellos al momento
de hacerlos de su conocimiento.
1.6 Después de hacer la revisión con base a las ideas expresadas por los empleados, se
procede a hacer una verificación final con los clientes y otros grupos
significativos.

2. Comunicación:

2.1 Si la empresa es numerosa en relación a empleados y de localidades en la que se
encuentra, se puede convocar por localidad para el lanzamiento en cada una de
ellas.
2.2 Podría invitarse a un experto en APV para que comparta el tiempo con el ejecutivo que
hará el lanzamiento poniendo hincapié en como todo esto puede cambiar la
compañía, grupos de trabajo y vida personal.
2.3 Transmitir el mensaje por medio de la propia acción del ejecutivo.
2.4 No solo decir los valores sino también mostrarlos.

3. Alinear:
3.1 cuando se alinean alrededor de valores compartidos y se unen en una misión común,
personas comunes y corrientes logran resultados extraordinarios.

Actitudes del personal ante la nueva filosofía de la APV:

-Entusiastas
-Obstruccionistas
-Indecisos

Competitividad y Planeación

Competitividad

Además de la calidad del producto o servicio existen factores que
promueven mayor competitividad ejemplo:

-precio
-estrategias de mercado
-servicio

Un excelente producto o servicio, sin el soporte de una adecuada administración
no tendrá permanencia en el estado, de allí la importancia de esta disciplina
para garantizar la competitividad y el éxito.

Los productos o servicios deben reunir ciertas características particulares
que los diferencian de otros similares, de tal forma que cumplan con las expectativas
del cliente con la finalidad de asegurar su aceptación en el mercado.

Importancia de la Planeación

Planeación: Es la determinación
del rumbo hacia el que se dirige la organización y los resultados que se
pretenden obtener mediante el análisis del entorno y la definición de
estrategias tendientes a lograr la misión y visión organizacional con una mayor
probabilidad de éxito.

Tipos de Planeación:
Pueden ser

1. Estratégica: Se realiza en los altos niveles de la organización. Se refiere a la planeación general; generalmente es a mediano y largo plazo, y a partir de esta se elaboran todos los planes de los distintos niveles de la empresa

2. Táctica o funcional: Comprende los planes que se elaboran en cada una de las áreas de
la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.

3. Operativa: Se diseña de acuerdo con los planes tácticos y como su nombre lo indica se realizan en los niveles operativos.

Caracteristicas inherentes de la disciplina de la Administración

CARACTERISTICAS INHERENTES DE LA DISCIPLINA DE LA ADMINISTRACION

La administración posee ciertas características que la
diferencian de otras disciplinas que son:

1. Universalidad: Es indispensable en
cualquier grupo social ya sea en una empresa pública o privada o en cualquier
tipo de institución.

2. Valor instrumental: Su finalidad es la práctica,
siendo la administración un medio para lograr los objetivos de un grupo.

3. Multidisciplina: Utiliza y aplica conocimientos
de varias ciencia y técnicas.

4. Especificidad: aunque la administración
se auxilia de diversas ciencia su campo de acción es especifico, por lo que no
puede confundirse con otras disciplinas.

5. Versatilidad: Los principios
administrativos son flexibles y se adaptan a las necesidades de cada grupo
social en donde se aplica.

CIENCIAS Y DISCIPLINAS EN LA QUE SE FUNDAMENTA LA ADMINISTRACION

1.Sociales
1.1sociología
1.2Psicología
1.3Derecho
1.4Economía
1.5Antropología
2.Ciencias exactas
2.1Matematica
3.Disciplinas técnicas
3.1 Ingeniería Industrial
3.2 Contabilidad
3.3 Informática y Telecomunicaciones